De vakantietijd is aangebroken! Het moment waarop we allemaal even kunnen ontspannen, genieten van de zon en nieuwe energie opdoen. Maar zelfs in de vakantieperiode hebben we soms te maken met kleine obstakels. Stel je voor: een medewerker wilt een verzoek indienen, maar ondekt dat de manager niet beschikbaar is om dit goed te keuren. Dit kan behoorlijk frustrerend zijn. Gelukkig hebben we een oplossing bedacht die ervoor zorgt dat de dienstverlening soepel blijft verlopen. Zelfs als de manager op het strand ligt te genieten!

Hoe werkt het precies?

Op het Selfserviceportaal van TOPdesk hebben we een formulier beschikbaar gesteld waarmee managers een vervangende manager kunnen instellen tijdens afwezigheid. Het enige wat de manager moet doen is aangeven wie de manager back-up is. Deze moet al een manager zijn binnen TOPdesk. Daarnaast wordt gevraagd naar een start- en einddatum voor de periode waarin de manager back-up actief is.

Zodra het formulier is ingediend, wordt een wijziging aangemaakt in TOPdesk. Op de opgegeven startdatum wordt de manager back-up automatisch geactiveerd. Tijdens deze periode controleert een actiereeks in TOPdesk bij wijzigingsaanvragen en autorisatie activiteiten of de gekozen manager een back-up actief heeft. Als dit zo is, neemt de back-up automatisch de goedkeuringstaak over. Bovendien kan een mail gestuurd worden om de back-up op de hoogte te stellen van de gevraagde goedkeuring. De back-up kan vervolgens de goedkeuring via het Selfserviceportaal geven zoals gewend. Om deze functionaliteit mogelijk te maken is een aantal vrije velden nodig in het wijzigingsbeheer en op de persoonskaart. Wanneer de einddatum is bereikt wordt de back-up automatisch inactief en zal de standaard manager de werkzaamheden weer oppakken. De wijziging wordt vervolgens automatisch afgesloten zonder tussenkomst van een behandelaar.

Het instellen van een vervangend manager is dus een fluitje van een cent en zorgt ervoor dat aanvragen niet vastlopen tijdens de vakantieperiode!

Hulp nodig of wil je meer weten?

Wil je meer weten over het instellen van de manager back-up functie, zodat je met een gerust hart op vakantie kan? Neem dan contact op!