Webformulieren zijn formulieren waarbij je onlinegegevens invult en vervolgens opstuurt. Iedereen maakt er wel eens gebruik van; je doet bijvoorbeeld online een melding of stelt een vraag. Met name ministeries, gemeentes en andere overheidsinstellingen maken er gebruik van om diverse burger gerelateerde zaken te regelen. Vaak komt ‘aan de achterkant’ een dergelijk verzoek in een mailbox binnen om vervolgens afgehandeld te worden. De data komt binnen via mail of grote tekstblokken wat analyse van dergelijke meldingen lastig maakt.

Het verwerken van data

TOPdesk consultant Peter van Elsacker heeft bij verschillende klanten een automatische verwerking van de inhoud van dergelijke formulieren in TOPdesk gerealiseerd. Niet alleen wordt van de melding een call aangemaakt om deze daadwerkelijk af te handelen. Van de melding wordt tevens een asset aangemaakt waardoor data-analyse mogelijk wordt.
Neem als voorbeeld het RVIG, de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Via het Centraal meldpunt Identiteitsfraude maakt een burger online melding van identiteitsfraude. Een dergelijke melding verwerkt TOPdesk automatisch zodat data-analyse mogelijk is. Met wat voor soort middelen wordt veel gefraudeerd? Zijn er periodes in het jaar dat dit vaker voorkomt? Komt bankpas fraude meer voor bij ouderen? Vindt paspoort fraude meer plaats in de grote steden? Dergelijke vragen kunnen worden beantwoord. Los uiteraard van de afhandeling van de betreffende melding zelf.”

Het registreren van een melding

TOPdesk registreert de meldingen zo, dat onderzoek op veldniveau mogelijk is; een zogenaamde Asset wordt geregistreerd. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het afhandelen van een mail. Bij een mail is geen onderzoek mogelijk op een groot tekstblok. TOPdesk pelt het tekstblok af en zet dit in aparte velden. De data in TOPdesk kan gebruikt worden voor verdere analyse. Je kunt instellen dat op veldniveau binnen bepaalde tijd geanonimiseerd worden. Zodat niet meer te herleiden naar gebruiker Persoonsdata opgeruimd. Let wel; het is geen maatwerk! Met andere woorden; updates van TOPdesk raken deze functionaliteit verder niet. De functionaliteit van asset management wordt gebruikt om data uit te splitsen en op een handige manier op te slaan.

Wij helpen je graag

Wil je meer weten over het gebruik van webformulieren en hoe TOPdesk je daarin kan faciliteren? Neem contact met ons op.