4me helpt Bouwinvest met Servicemanagement-oplossing

Bouwinvest is een institutionele vastgoed-investeerder die zich enorm aan het ontwikkelen is. Hierdoor is er een groeiende behoefte aan grip op en inzicht in de IT-ontwikkelingen. Dit brengt ook extra noodzaak voor overzicht met zich mee. Na een uitgebreide screening koos Bouwinvest vorig jaar voor de Servicemanagement tool 4me. Manager IT-services Michael de Jong vertelt over de ervaringen met 4me.

Bouwinvest investeert met het kapitaal van institutionele beleggers (pensioenfondsen, verzekeraars en goede doelen) in binnen- en buitenlands vastgoed. Het aantal medewerkers is inmiddels gegroeid tot boven de 200 en de afdeling Business Technology & Continuous Improvement faciliteert de hele organisatie, onder meer waar het gaat om informatiemanagement, het stroomlijnen van processen, onderhoud en ontwikkeling van IT-systemen en informatiebeveiliging. Michael en zijn collega’s zijn daarnaast de ondersteuning en helpdesk voor iedereen binnen Bouwinvest.

Tot vorig jaar was Bouwinvest geen klant bij Joost-IT. Hoe is de zakelijke relatie tot stand gekomen? “We maakte al gebruik van een Servicemanagement-oplossing. Omdat we als organisatie aan het groeien zijn, vraagt dat ook veel van de samenwerking in en tussen de teams. We hadden een ietwat verouderde applicatieversie en we willen groeien naar een volwaardige Enterprise Service Managementoplossing. We zijn in de markt gaan kijken naar wat mogelijk was en hebben Joost-IT als adviespartij hierbij betrokken.”

Na een nauwkeurig selectieproces kon Bouwinvest kiezen tussen diverse servicemanagement-oplossingen. Michael: “Een aantal daarvan sloten niet helemaal aan bij waar we naar op zoek waren, 4me was voor ons de gulden middenweg. We willen voor de toekomst meer stroomlijnen door de afdelingen heen en ook meer naar onze eigen vorm van agile-achtig developen. 4me paste hier als functionaliteit het beste bij.”

Compleet pakket

De implementatie zelf vond plaats tussen september 2021 en maart 2022. Door de ontwikkelingen van Bouwinvest kan 4me op steeds meer manieren gebruikt worden. “De grootste uitdaging in het project was te komen tot een eenduidige om- en beschrijving van processen en services over teams en afdelingen heen”, zegt Michael. “Eigenlijk hadden we van 4me verwacht, dat er een voor geconfigureerd pakket klaar stond. Dat was er wel, maar compromiswerk en maatwerk waren daarnaast noodzakelijk. Dat gezegd hebbende vind ik dat 4me best slim in elkaar zit. Het biedt ook allerlei kleine praktische zaken, zoals een onderlinge chatfunctie voor ‘troubleshooting’ binnen het pakket. Met een basiskennis aan IT-begrippen is het best gemakkelijk om iets door een proces heen te loodsen. Wanneer een aanvraag binnenkomt, stuur je het direct naar iemand toe, die er mee aan de slag kan. Qua look en feel is 4me niet het meest ‘gelikte’ product dat ik ooit heb gezien. Maar alles zit logisch in elkaar.”

Flexibel

Michael licht toe: “We hebben het juiste product gekozen en geïmplementeerd. Joost-IT heeft zich daarbij flexibel opgesteld, maar wij hebben ook flexibel meebewogen. Flexibiliteit heeft namelijk een keerzijde; het was niet iets, waar we van het begin af naar op zoek waren. In eerste instantie waren we op zoek naar een pakket met een hoog keurslijfgehalte. Eigenlijk zijn we ‘gedwongen’ om goed na te denken over welke processen we willen implementeren. Dat leidde intern tot wat discussies, maar heeft er wel toe geleid dat we als organisatie op IT-gebied konden opschalen en doorgroeien. Bijkomend voordeel was dat dit uitzoekwerk ervoor gezorgd heeft, dat we als organisatie ook goed naar onszelf hebben kunnen kijken.”

Het eindresultaat mag er wezen. “Het 4me systeem ondersteunt enorm veel functies. Bijvoorbeeld waar het gaat om het beveiligingssysteem; als iemand fishing of malware heeft, is meteen duidelijk waar dit gemeld moet worden. Maar ook is een wens van ons vervuld, waar het gaat om de IT-ondersteuning over de capaciteitsplanning van alle functies binnen ons bedrijf. Blij zijn we ook met eigen portals voor iedere afdeling, zoals voor de afdeling facilitair, voor bijvoorbeeld het reserveren van een zaal. ITIL en agile zitten erin; we zijn op weg naar het koppelen van dit soort frameworks, zodat uiteindelijk het systeem het hele IT-managementperspectief ondersteunt qua capaciteit, planning en wensen.”

Verbetering

Wat is de grootste verbetering of prestatie van 4me? “We zitten nu op het punt dat we net zo makkelijk met 4me kunnen werken als voorheen met onze servicemanagement-oplossing. Maar het groeipotentieel van 4me is veel groter. Onze ambitie is het om uit te kunnen breiden en te laten groeien. Met Joost-IT hebben we er een fijne ondersteunende partner bij.

Op de vraag of hij Joost-IT zou aanbevelen bij andere organisaties reageert Michael lachend: “Nee, want ik wil zoveel mogelijk capaciteit van hen gebruiken.” Serieus vervolgt hij: “Het eerlijke antwoord is dat ik Joost-IT zeker zou aanbevelen. Ook is 4me een visieafhankelijk servicemanagementtool, dat een daadwerkelijke aanvulling aan iedere groeiende organisatie kan zijn.”

Terug naar het overzicht