Een tevreden klant: Topaz

Suzanne van Middelkoop, Security Officer bij Topaz

‘Geen ellenlange rapporten met complexe analyses en een eindeloze doorlooptijd, maar snel en doelmatig aan de slag, met als klap op de vuurpijl een resultaat dat mijn verwachtingen ruimschoots oversteeg’. Suzanne kijkt met een bijzonder tevreden gevoel terug op de door Joost-IT uitgevoerde TOPdesk optimalisatie.

TOPdesk optimalisatie noodzakelijk

Sinds de ingebruikname van de basisinrichting van TOPdesk bij Topaz, is het platform uitgebreid met tegels en formulieren, maar er is in het verleden te weinig gekeken naar de inrichting van workflows. In de loop der jaren zijn interne processen bij Topaz veranderd, maar TOPdesk wijzigde niet automatisch mee. Daarom werd het tijd voor een optimalisatieslag, waarbij initieel de nadruk lag op het proces van in- en uitdiensttreding.

De oude inrichting van TOPdesk was niet gekoppeld aan het HR-systeem en voorzag onvoldoende in de behoefte van de werkvloer, met een wildgroei aan losse Excel-sheets tot gevolg. Het resultaat was dat het overzicht op sommige momenten mistte. Toen bleek dat Joost-IT aan de slag ging met de optimalisatie van TOPdesk kwamen ook andere vraagstukken aan de oppervlakte, onder andere op het gebied van facilitair beheer en datalekken. Met de uitbreiding van de klantvraag is het  optimalisatietraject uiteindelijk in verschillende delen opgeleverd.

Mond-tot-mond reclame

Het team van Suzanne mistte de capaciteit om de optimalisatie zelf te doen. Haar team beschikt niet over een functioneel beheerder TOPdesk. Daarom ging ze op zoek naar externe partij die beschikt over specialistische kennis met een flinke bak ervaring. Via mond-tot-mond reclame kwam ze bij Joost-IT terecht.

Best practices als uitgangspunt 

Het vraagstuk van Suzanne sluit naadloos aan bij de dienstverlening van Joost-IT, temeer omdat ze het gebruik van best practices als uitgangspunt stelde. Op basis van ruime ervaring beschikt Joost-IT over legio succesvolle voorbeelden die ons in staat stelden snel en doelgericht bij Topaz aan de slag te gaan. Het wiel hoefde niet opnieuw uitgevonden te worden en Suzanne wilde juist geen specifiek maatwerk, omdat dat in de regel lastiger te onderhouden is en omdat dat in de praktijk vaak betekent dat zelfs voor kleine wijzigingen steeds contact gezocht moet worden met een externe leverancier.

Tevreden klant

Suzanne is enthousiast over de samenwerking met Joost-IT. Vooral de slagvaardige benadering, het laagdrempelige contact en de frisse blik op vraagstukken staan haar bij. ‘Samenwerken met Joost-IT is verfrissend pragmatisch’, stelt ze met een grote glimlach. ‘Jullie zijn benaderbaar, snel en kwamen niet met een ellenlange wachttijd op de proppen. We konden snel aan de slag! Wij hadden een lang voortraject verwacht. Daar zag een aantal collega’s tegenop, vandaar dat dit project ook voortdurend op de lange baan werd geschoven. Maar het tegendeel bleek waar. In vier dagen zijn onze wensen geïmplementeerd en we kunnen nu aan de slag met de inrichting. Na elke consultancy dag werd iets opgeleverd, dus de voordelen waren ook heel tastbaar voor het team en de organisatie. Ik merk dat de optimalisatie veel rust brengt. Er is overzicht en we hebben een switch kunnen maken van reactief beheer naar proactief beheer. Als iemand in dienst treedt, staan de laptop en smartphone nu bijvoorbeeld al klaar, terwijl men daar voorheen na de indiensttreding om moest komen vragen. Ook bij uitdiensttreding worden spullen beter ingeleverd, omdat we ze er proactief op kunnen wijzen. Daardoor raken we minder spullen kwijt.

“Samenwerken met Joost-IT is verfrissend pragmatisch. Jullie zijn snel en doelgericht, zonder lange wachttijden. In vier dagen waren onze wensen geïmplementeerd, wat onze organisatie direct merkbare voordelen opleverde.”

– Suzanne van Middelkoop, Security Officer, Topaz

Op naar het volgende project

Nu in de praktijk is gebleken dat Joost-IT in staat is om wensen ten aanzien van TOPdesk snel en vakkundig te implementeren, is de weg vrij voor het doorvoeren van aanvullende optimalisaties. Suzanne: ‘We hebben nog steeds allerhande formulieren en tegels in TOPdesk staan. Dat aantal is gigantisch gegroeid, maar het is er niet gebruiksvriendelijker op geworden. Daarom wordt het vrije invulveld veel te vaak gebruikt, waardoor overzicht en structuur mist. Wat mij betreft wordt dit op korte termijn opnieuw ingericht, zodat we ook op dat front een belangrijke slag qua gebruiksvriendelijkheid maken. Zodra wij zover zijn, kan Joost-IT zeker weer een telefoontje van mij verwachten!'

Maak vrijblijvend kennis om jou situatie te bespreken of als je meer wilt horen over dit klantverhaal: