Je kent het wel, vakantietijd. De tijd van het jaar dat ook managers op vakantie gaan en aanvragen van medewerkers blijven liggen omdat er niemand is om ze goed te keuren. Dit kan tot veel frustratie leiden bij de medewerkers omdat de aanvraag niet kan worden voltooid. Om die reden hebben we een manier ontwikkeld waarbij managers via het Selfserviceportaal zelf kunnen opgeven wie de vervangend manager is in tijden van afwezigheid. 

Hoe werkt het?

Op het Selfserviceportaal van TOPdesk komt een formulier beschikbaar om de manager backup in te stellen. Hierbij wordt aangegeven welke manager de backup is. De vervanger moet al manager zijn in TOPdesk. Daarnaast wordt een periode opgegeven waarin de backup actief is door middel van een start- en einddatum.

Na het indienen wordt een wijziging aangemaakt in TOPdesk. De backup gaat van start wanneer de opgegeven startdatum is bereikt. Tijdens de periode dat de backup actief is, controleert een actiereeks in TOPdesk bij wijzigingsaanvragen en autorisatie activiteiten of de gekozen manager een backup actief heeft. Zo ja, dan wordt deze overschreven. Vervolgens kan een mail gestuurd worden naar de manager backup om hem of haar op de hoogte te stellen van de gevraagde goedkeuring. De manager backup kan vervolgens de goedkeuring via het Selfserviceportaal geven zoals hij of zij is gewend.

Wanneer de einddatum is bereikt wordt de backup automatisch inactief en zal de standaard manager de werkzaamheden weer oppakken. De wijziging wordt daarna automatisch afgesloten zonder tussenkomst van een behandelaar.

Randvoorwaarden

Voor deze functionaliteit zijn een aantal vrije velden nodig in wijzigingsbeheer en op de persoonskaart.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over het instellen van de manager backup?